facebook (1)

Demo

Детальное описание системы Life Management

cd648a357a18cc3d88157d60a153e8e9Система персональной деятельности.
Разработана Юрием Васильченко.

Здесь я представлю только часть системы, которая является наиболее важной и отличается от обычных подходов к личной эффективности.

Стержневые компоненты.

- Основные концепции

- Основные практики

- Мотивация

- Основные направления развития


Основные концепции:

1. Идея постоянного роста и развития.

2. Использование Времени – как основного ресурса и универсального показателя.

3. Системное мышление.

4. Процессное мышление.


Основные практики:

1. Планирование на основе повседневных действий.

Планирование Дня осуществляется путем записи количества звонков, встреч, собраний, действий с информацией, перемещений и решений, которые вы намерены осуществить в этот день. Причем по одному проекту (одной теме, одному процессу) над которым вы работаете, планируется не больше трех звонков, встреч, документов, перемещений и решений, необходимых для выполнения.

2. Циклы.

Система ориентирована на выделение в практике циклических действий – процедур и процессов.

3. Показатели.

Процедуры и процессы стандартизируются и совершенствуются.
Для этого в Системе используются специально подобранные Показатели.

4. Сортировка.

Система использует Гибкий трехступенчатый график планирования Дня.
Изначально действия делятся на необходимые, возможные и желательные для выполнения.

5. Потери.

Выявление и устранение потерь времени.

6. Цикл совершенствования.

Использование расширенного, восьмиступенчатого цикла совершенствования.

Мотивация:

1. Договор с самим собой. Система видит мотивацию, как навык связанный с самодисциплиной.

2. Использование  аффирмаций, мотивирующих фраз и выражений.

3. Знание и использование своих психологических и возрастных характеристик.

 

Основные области и направления развития. 

1. Здоровье

2. Дело

3. Финансы

4. Взаимоотношения

5. Хозяйство

6. Обучение

7. Творчество

8. Развлечения

 

Основные концепции.

Системное мышление.

Системное мышление – это способ думать о ситуации с учетом всех аспектов вокруг нас и нас самих, и отображать это в процессах, которые могут быть описаны, проанализированы и улучшены.

Система позволяет видеть всю панораму обустройства жизни, а также возможные проблемы.

Хорошо отлаженная работа зависит от системы.

Различные компоненты системы нельзя разделить, они тесно связаны друг с другом.

Схема системы показывает, в чем состоит ваша деятельность, а также, как вы должны взаимодействовать с другими людьми.

Система – это процессы, находящиеся в управляемом состоянии. Если нет системы то, деятельность хаотична, неуправляема и неэффективна.

Для понимания системы полезны схемы процессов. Простое построение схемы реального процесса, того, что есть на самом деле, ведет к существенным улучшениям.

Оптимизация системы есть процесс настройки «звучания» всех компонентов в унисон, для достижения цели системы.

Постоянная работа над системой: планирование, анализ ситуации, оперативная корректировка, обеспечение лучших условий, обучение, переобучение – это и есть повседневная работа над собой.
По мере того, как система становиться все более отлаженной, все меньше усилий требуется для ее поддержания.

Основные концепции.

Процессное мышление.

В сознании многих людей понятие «процессное мышление» связывается исключительно с деятельностью организации. Но это не так. Совокупность принципов «процессного подхода» вполне применима на уровне персонального бизнес-процесса и рутинной деятельности человека, и обеспечивает оптимизацию любой деятельности в любой ситуации.

Почему улучшения нужно начинать с персонального уровня?

Люди поддерживают перемены, когда усматривают в них личную и немедленную выгоду для себя и убеждены в реальности ожиданий.

Имаи Масааки в книге «Кайдзен: ключ к успеху японских компаний» отмечает: «Когда мы наблюдаем за поведением умелых менеджеров в преуспевающей компании, то часто обнаруживаем, что процесс интересует их не меньше, чем результат. Менеджера ориентированного на процесс интересуют: дисциплина; управление временем; развитие навыков; коммуникация».

Процессный подход дает нам возможность «закаливания процесса персональной деятельности», то есть, способность понять, что не так, исправить ошибки и недоработки, добиться, чтобы все работало отлично.

Таким образом, процессный подход открывает доступ к основам успешной организации времени, а именно:

- пониманию происходящего с вами;

- выделению проблем организации времени;

- количественному учету затрат времени;

- устранению потерь времени;

- переходу к новому, более качественному состоянию деятельности.

Большинство из нас выполняет изо дня в день одну и ту же работу.

Иными словами совершает в определенном порядке одни и те же действия, стремясь получить обусловленный результат.

Если ваша должность носит название менеджер по продажам, то вы каждый день совершаете несколько раз цикл действий, связанных с реализацией товаров и услуг.

Если вы работаете в бухгалтерии, то каждый день занимаетесь действиями, связанными с финансовым учетом и отчетностью.

То есть, с незначительными вариациями на протяжении многих дней вы совершаете один и тот же рабочий цикл, который, по сути, является основой вашей работы.

Причем у многих из нас такие основные повторяющиеся циклы достигают до 100% от содержания всей работы.

М.Вэйдер в работе «Инструменты бережливого производства» отметил, что «все, что мы делаем в течение жизни, - это процессы. От мытья рук и завтрака, до конструирования и изготовления продукта».

Процесс – это организованный комплекс взаимосвязанных действий, которые в совокупности дают нужный результат.

Действия, включаемые в процесс, взаимосвязаны и организованы. Здесь не должно быть ненужных и лишних действий. А те действия, которые включены в процесс, не могут выполняться в произвольной последовательности. Заказ не может быть упакован до его комплектации. Платежеспособность не может проверяться после отгрузки. Каждый раз цикл действий по выполнению заказа определенным установленным образом повторяется.

Таким образом, процесс описывает схему выполнения действий, с учетом их логической и временной упорядоченности.

Персональный процесс деятельности – это серия последовательных процедур, выполняемых одним человеком.

Элемент работы – измеримая составляющая работы, которая может рассматриваться как единое целое.

Элементами работы для деловой сферы, могут быть:

- заказы или заявки потребителей

- исходящие и входящие счета

- договоры

- маркетинговые отчеты

- страховые претензии

- документы, связанные с персоналом

- платежные ведомости

Процедура – это действие, имеющее события, определенные как начало и завершение процедуры, а также измеримый результат.

Например: процедура составления документа, процедура обработки заказа, процедура оплаты товара.

Процедуры охватывают всю нашу деятельность. Процедуры состоят из действий.

Действие – отдельный элемент, составляющий процедуру.

Например: позвонить, написать, рассчитать, согласовать, встретиться, договориться.

Непосредственное отношение к перечисленным категориям «процесс», «процедура», «действие» имеет понятие цикла:

Цикл – это:

1. совокупность каких-либо работ, составляющая законченный кругооборот (круг развития) в течение известного промежутка времени;

2. многократно повторяемая часть алгоритма или программы.

В рамках дня мы обычно совершаем действия, обеспечивая этим завершение процедур, входящих в состав процесса. Сам процесс, может иметь завершение лишь в долгосрочном периоде.

Показатели процесса.

У каждого человека есть возможность в значительной степени оптимизировать длительность рабочего цикла.

Этого можно добиться, если использовать правильную систему измерений временных параметров процесса.

Одним из главных оперативных показателей является длительность цикла процесса или процедуры.

Длительность цикла процесса – это количество времени, которое проходит с начала выполнения первой процедуры процесса до момента завершения последней процедуры процесса.

Длительность цикла процедуры – это количество времени, которое проходит от момента, определенного как начало процедуры, и до момента ее окончания.

Для определения эффективности персонального процесса наряду с основными показателями следует учитывать также возможные временные задержки и простои в работе, связанные с ошибками, лишней транспортировкой, лишними движениями, ненужной работой, переключениями с одной задачи на другую.

К потерям времени мы вернемся в соответствующем разделе.

Показатели результата – это соответствие результата нормативу.

Таким образом, под процессным мышлением подразумевается определение типичных процессов, процедур и действий, выполняемых человеком на регулярной основе, а также работу по их совершенствованию.

Этот подход позволяет прогнозировать будущее, высвобождая время на решение проблем и на использование возможностей.

 

Основные практики.

В рамках Системы программа День является основным временным интервалом (кстати, это единственный временной интервал, данный нам природой, остальные мы изобрели сами).

Прежде всего, для планирования нужно разделить действия, связанные с работой (в офисе или в удаленном режиме), и все остальные действия дня.

Действия, которые выполняются кроме действий на работе:

  • Стандартные действия для каждого дня – еда, туалет. физические упражнения...
  • Стандартные действия для недели - массаж, тренировка, покупки, занятия иностранным языком...
  • Стандартные действия для месяца - встреча с родственниками, посещение развлекательного мероприятия… 
  • Стандартные действия для года – отпуск, знаменательные даты, праздники, семинары…

Планирование, основанное на реальных повседневных действиях.

Долгосрочные результаты достигаются за счет ежедневных действий. Мы составляем планы на будущее, но действием каждый день. Результаты – следствие наших действий. Вот почему так важно составлять планы, которые учитывают конкретные повседневные действия. Наши действия сегодня создают наше будущее.

Все дела, выполняемые нами в течение рабочего дня, могут быть разделены на следующие виды:

- телефонные звонки и сообщения

- встречи

- совещания

- перемещения

- работа с информацией

- принятие решений.

Все, отмеченные нами действия, непременно произойдут в течение рабочего дня.

Если рассматривать персональную деятельность через призму повседневных действий, то можно сделать очень важный вывод:

для того, чтобы организовывать рабочее время, планировать и учитывать следует только количество повседневных действий и время, затраченное на выполнение каждого из них.

Выберите любой день вашей рабочей недели. 

В течение выбранного вами дня фиксируйте все происходящие события и все совершенные вами действия в удобной форме (список, таблица, текст и т.д.).

Не усложняйте! Называйте вещи своими именами и формулируйте как можно проще.

В конце рабочего дня вы получите ясную картину того, сколько и каких повседневных действий вы совершили.

Как осваивать планирование на основе повседневных действий?

Характерной особенностью на начальном этапе является отсутствие привязки повседневных действий к определенному времени.

На этом этапе нас не интересует и длительность действий.

Ведь, как показывает практика, большинство людей планирует свой рабочий день, составляя список того, что нужно сделать. Своеобразную «памятку», лишь некоторые дела, из которой отмечены временными параметрами.

От такого списка до рационального планирования достаточно длинный путь.

Но «памятка» содержит определенный, достаточно полный набор действий, который нас интересует в первую очередь.
Обратим внимание на один из вариантов планировщиков: «Планировщик повседневных действий» – «Планировщик качественный».

Здесь все запланированные действия внесены в специальную форму дневного плана, без привязки ко времени.

Это так называемый первый этап планирования, в рамках которого вы все звонки, встречи, совещания, работу с информацией, перемещения, решения фиксируете в планировщике без указания конкретного времени выполнения.

Поскольку мы чаще всего занимаемся не одним проектом, а несколькими, то набор повседневных действий составляется для каждого проекта отдельно.

Под проектом мы подразумеваем уникальную деятельность, которая имеет начало и конец во времени, а также направлена на достижение определённого результата.

Кроме этого, добавьте какое-то специфическое для вашей работы повседневное действие.

Например, если вы много работаете с финансовыми документами, то эта часть деятельности может быть выделена, и планировать ее следует отдельно. Тогда вы в своем планировщике добавляете колонку под названием «Финансовые операции».

Если же вам, приходится в течение дня решать много хозяйственных вопросов, то целесообразно составить для них специальный отдел в рабочем графике.

Поскольку каждый из нас работает в своей, особой ситуации, форма «Планировщика повседневных действий» составляется с учетом индивидуальных потребностей и может быть подвергнута дальнейшей детализации.

В «Планировщике качественном», предусмотрено дальнейшее разделение повседневных дел на подвиды, что является частью следующего этапа планирования.

Например, звонки разделяются на входящие и исходящие. В пределах исходящих звонков выделяют еще уточняющие звонки. Они менее затратные по времени, при этом имеют статус важных звонков, поскольку влияют на дальнейшие повседневные действия.

По аналогии со звонками, встречи также можно разделить на регулярные и по необходимости, срочные и текущие и т.д.

Работа с информацией может носить сегодня разнообразный характер: почта, интернет, документы и т.д.
Совещания могут быть информационные и оперативные; у руководства, в подразделении, у партнера.

Перемещения мы можем осуществлять, как в офис, так и к клиенту.

В течение дня мы можем принимать оперативные решения, которые, в свою очередь, могут быть стандартными или не стандартными.

Итак, мы получили вид дневного плана, отражающего только количество запланированных действий.

Работайте вначале с таким планом без проведения учета времени, затрачиваемого на его выполнение.

То есть, планируйте звонки, встречи, работу с информацией, перемещения и решения, уделяя внимание не их продолжительности, а только их виду и количеству.

Известно, что планирование, построение последовательности событий и действий – это отражение нашего сегодняшнего представления о том, что произойдет в будущем.

Если последовательность недостаточно продумана, не стоит ожидать положительных результатов. Поэтому рекомендуем утром приступать к работе с уже готовым дневным планом.

Для уточнения плана применяйте пятнадцатиминутную утреннюю корректировку. Во время обновления своего рабочего графика вы знакомитесь с почтой, новыми электронными сообщениями, получаете или даете поручения и планируете соответствующие действия.

Нужно быть готовым к тому, что какую-нибудь встречу либо иную задачу придется передвинуть или отложить. Под подготовкой обычно подразумевают, что у вас должно быть в запасе какое–то дело, которым можно заняться.

Но в действительности отклонения от намеченных действий происходят постоянно: больше времени, чем было предусмотрено, ушло на беседу по телефону, или был занят сотрудник, от которого должна поступить информация, обнаружены ошибки в расчетах, которые требуют немедленного исправления и так далее.

Это означает, что для поддержания гибкости дневного плана требуется более основательная подготовка, чем одно дело в запасе.

Как добиться гибкости?

Ниже предлагаем один из возможных вариантов формы планирования повседневных дел, обеспечивающий необходимую гибкость:

Сортировка. «Гибкий трехступенчатый планировщик повседневных действий».

Вначале планируем первый эшелон действий. Эти действия обязательны для выполнения.

К примеру, вы намерены, безусловно, сделать в течение дня три звонка, провести три встречи, подготовить три документа, осуществить два перемещения, сделать два специальных действия, принять два решения.

В ходе дневной работы первый эшелон действий будет непременно выполняться, а остающееся время будет использовано для выполнения действий из второго эшелона.

Далее вы планируете второй эшелон действий. Это обширный объем действий, заполняющий все рабочее время, оставшиеся от первого эшелона.

Не все действия второго эшелона будут выполнены.

Если по каким-либо причинам действие второго эшелона не может быть выполнено оно может быть заменено действием из третьего эшелона.

Добавляем в наш пример второй эшелон действий: шесть звонков, две встречи, два документа, два перемещения, два решения.

На третьем этапе планируем последний эшелон действий. Это действия, которые могут быть не выполнены в этот день. А могут быть, и выполнены, если вы по ходу дня переместите некоторые из них во второй эшелон.

Таким образом, полный набор выполненных задач за день будет состоять:

- из всех действий первого эшелона;

- из большей части действий второго эшелона;

- и из некоторых действий третьего эшелона, которыми были заменены действия второго эшелона. 

При таком подходе соблюдается принцип гибкости: одно действие может быть заменено другим.

Обращаем ваше внимание на следующие рекомендации при составлении персонального плана:

- распределите повседневные действия в соответствии с целями дня;

- самой важной процедуре отведите наиболее удобное для вас время;

- делегируйте дела, если это возможно;

- обдумывайте предстоящие в течение дня встречи, совещания, поездки и подготовку к ним;

- планируйте встречи с начальством и подчиненными;

- рассматривайте все задачи дня в перспективе с тем, чтобы исключить ненужные или невозможные действия;

- делайте «мобильными» те действия, которые можете сделать такими.

«Мобильность задачи» означает, что вы можете выполнять ее во время осуществления другой задачи. Например, вы можете звонить, если находитесь за рулем, работать за ноутбуком или читать документы, если не вы ведете машину. Вы можете во время обеда обсуждать деловые вопросы, превращая обед во встречу. Также вы можете принимать решения во время переговоров.

Каждое дело, за которое вы беретесь, каждая проблема, которую вы решаете, каждая функция, которую вы выполняете, должна найти свое место в вашем плане на День.

И все они записываются в форме повседневных действий.

Неделя.


Я использую календарь обратного отсчета. Знаю сколько месяцев и недель осталось до моего восьмидесятилетия. Каждый месяц и каждая неделя имеют свой номер. Так, сейчас, когда я пишу эти строки, идет 186 месяц и 809 неделя. Это своеобразный мотивирующий календарь -«Пинарик», ежедневно подталкивающий к активной работе. С «Пинариком» вы можете познакомиться на сайте Дмитрия Литвака.

 

Выделение и описание процессов.

Для того чтобы понять целостную систему вашей деятельности, вам необходимо выделить в ней процессы и описать их.

Описание процесса ускоряет обмен информацией с внешним окружением, и снижает риски несвоевременных или ошибочных решений и действий.

Другими словами, схема персонального процесса может использоваться в качестве инструмента понимания, коммуникации, планирования деятельности и внедрения изменений.

Составление схемы процесса также позволит получить ясное представление обо всей цепочке действий, выполняемых для достижения конкретной цели.

Практика показывает, что сразу становятся ясны те проблемы, которые лежат на поверхности, но в силу своей привычности ускользали из внимания.

Дальнейшая детализация высвечивает потери, препятствующие нормальному течению процесса.

 

6 причин, почему схема процесса необходима:

1. Схема позволяет увидеть весь персональный процесс из одной точки.

2. Схема помогает видеть потери и источники потерь.

3. Схема – это инструмент для размышления над эффективностью процесса.

4. Схема делает многие решения ясными и понятными.

5. Схема – основа для составления плана устранения потерь.

6. Схема позволяет измерить результат усовершенствования.

Схема первоначально дает качественное описание процесса. Затем идет количественное описание процесса, характеризующее основу для улучшения. Далее вновь следует качественное описание того, что вы собираетесь делать, чтобы получить улучшенное состояние процесса. И после внедрения запланированных мероприятий количественно измеряется достижение прогресса.

 

Основные направления деятельности.

Вся деятельность человека может быть сведена к нескольким основным направлениям. Наиболее общее разделение выглядит следующим образом:

Повседневные, привычные, рутинные действия по поддержанию вашей жизнедеятельности – сон, еда, туалет и так далее.

Целенаправленные действия по поддержанию здоровья: физического, психического, эмоционального, этического.

Активность в деловой сфере – все, что связано с предпринимательством, работой, получением доходов и финансовыми операциями.

Взаимоотношения с окружением – семьей, родственниками, друзьями, сослуживцами и прочее.

Ведение хозяйства – осуществление покупок, ремонты, строительство, содержание дома и гардероба и т.п.

Обучение – приобретение новых навыков (освоение иностранного языка, компьютера, автомобиля).

Образование – учеба в соответствующих заведениях любого уровня.

Творчество, увлечения – написание сочинений, изобретение чего-нибудь, собирание различных предметов, поиск информации и т.п.

Пассивный отдых – ничегонеделание, или активность, которую нельзя отнести ни к одной из вышеперечисленных категорий.

Важная особенность перечисленных основных направлений деятельности заключается в том, что они не имеют четких временных границ. Сложно установить временные рамки для взаимоотношений или полностью прекратить обучение, ведь огромное количество людей уже в зрелом возрасте освоило печать с помощью компьютерной клавиатуры и передачу сообщений по телефону. Многие получают второе образование. А финансовая активность на сегодняшний день приобретает все большее значение для любого из нас.

Следующим уровнем разделения (декомпозиции) основных направлений деятельности человека будут процессы, которые осуществляются в рамках каждого из основных направлений.

Так, деятельность по поддержанию здоровья может быть разделена на процессы поддержания:

- физического здоровья;

- психического здоровья;

- этического здоровья;

- духовного здоровья.

Деловая активность может иметь место в рамках процесса участия в корпоративной деятельности (работа по найму) или в процессе осуществления личного бизнеса. Процессы взаимоотношений в семье, с родственниками, с друзьями, с коллегами по работе входят в состав основного направления «взаимоотношения с окружением».

Наряду с этим, в рамках каждого процесса содержится набор процедур деятельности, которые выполняются по определенному алгоритму, и имеют четко очерченные события начала и завершения процедуры.

Ограничим свой интерес только деловой сферой, в которой вы находитесь в течение рабочего дня, хотя все, о чем будет говориться, применимо и к другим сферам деятельности.

Существует множество вариантов описания и построения бизнес-процессов, от использования простейших схем до сложных программных продуктов.

Наиболее простым способом отражения процесса является блок-схема, состоящая из последовательности процедур, которые вы выполняете.

Используя моделирование при построении блок-схем, вы приводите разрозненный материал в отчетливую картину. При этом важно помнить, что ваша модель должна быть наглядной и доступной для понимания даже неспециалисту.

Как только мы увидим последовательность процедур в персональном процессе, можно продолжить углубление уровня детализации, описав каждое из действий внутри процедуры. Последовательность выполнения действий, не такая строгая, как выполнение процедур. К тому же действия могут менять места, а подчас выполняться параллельно.

 

Метки: Системы организации жизни, Идеальный день

Новые статьи блога

Как «прилепить» к себе ритуал?

115815 639c525150e2a07ec35eea5e88bbЕсли вы ищите самый мощный прием для повышения вашей продуктивности изо дня в день, то он состоит в том, чтобы сгруппировать ваши действия в предсказуемый ритуал (шаблон, алгоритм) выполнения. 

Читать далее...

Как сделать наступающий год, лучшим годом вашей жизни

novyj 2017 god 300x200Я надеюсь что этот год был интересным и плодотворным годом вашей жизни. Я знаю, что он был также достаточно загруженным.

Читать далее...

Как создать систему самоорганизации, которая не предъявит к вам особых требований

Система самоорганизацииНа самом деле, у всех нас уже есть своя система деятельности. Она может быть в той или иной степени организована. Но она есть. Мы держимся за не «двумя руками» потому, что система выработана годами и нам в ней комфортно.

Читать далее...