facebook (1)

Demo

Повседневные действия

Повседневные действияДолгосрочные результаты достигаются за счет ежедневных действий. Мы составляем планы на будущее, но действием каждый день. Результаты – следствие наших действий. Вот почему так важно составлять планы, которые учитывают конкретные повседневные действия.

Контролировать действия всегда проще, чем результат.

Сосредотачивайтесь на действиях, а не на результатах, и тогда, цифры о предпринятых действиях, будут отражать не намерения и усилия, а результаты.

У вас могут быть четкие цели, конкретные планы, но если повседневная работа выполняется недостаточно качественно, то и результаты будут неудовлетворительны.Если вы понаблюдаете за своей работойто наверняка обнаружите, что определенные действия повторяются.

Так, вы с некоторой периодичностью лично или по телефону контактируете со многими людьми, работаете в Интернете, занимаетесь деловыми бумагами, ездите на встречи и презентации.

Повторяемость действий, которую мы ищем, скрыта в формулировках планируемых задач.

Так, короткая запись в вашем ежедневнике - «согласовать», может подразумевать все, что угодно: согласовать по телефону, при личной встрече, получить резолюцию на документе. Такой же большой простор для многообразных трактовок может дать действие «договориться о цене»: когда договориться (сегодня или, может быть, завтра), какой может быть договоренность (письменной, устной, заверенной)?

Подобное разнообразие в формулировании запланированных действий создает иллюзию их многочисленности. Но, к счастью, наша повседневная действительность может быть представлена намного проще.

Вся работа может быть сведена лишь к шести видам действий:

- телефонные звонки и сообщения

- встречи

- совещания

- работа с информацией

- перемещения

- принятие решений

Поясним содержание этих шести действий:

Телефонные звонки – это все виды телефонных переговоров. В эту категорию можно отнести также телефонные сообщения всех видов.

Встречи – непосредственные контакты с другими людьми.

Совещания – собрания людей, созванные по вашей инициативе или инициативе значимых для вас людей, на которых вы обязаны присутствовать.

Работа с информацией – любая работа с информацией (документами) на бумажных и электронных носителях, включая работу в сети Интернет.

Перемещения – любые перемещения вне офиса, связанные с работой, включая утренний приезд на рабочее место и возвращение домой.

Принятие решений – обдумывание, размышления, анализ информации, с целью сделать определенный вывод.

Последняя категория - «принятие решений», обычно определяется как процесс, а не действие. Процесс принятия решений происходит, по сути, на фоне всех категории повседневных действий: звонков, работы с документами, перемещений, встреч и совещаний.

Тем не менее, принятие решений – это одна из существенных составляющих повседневной деятельности, которая зачастую требует затрат времени

Не является строгим правилом, к какой категории, какое повседневное действие относить. Возможно, вы не захотите отнести сообщения электронной почты к работе с документами или короткие телефонные сообщения с категорией телефонные звонки. Поступайте так, как вам удобно.

Итак, рассмотрим всю нашу деятельность как различные комбинации повседневных действий.

К примеру, если вы менеджер по сбыту или агент по продажам, то чтобы найти клиента, он совершаете телефонные звонки, отправляете электронные сообщения, осуществляете перемещения, работаете с документами, составляя коммерческие предложения. Также проводите встречи-презентации и принимаете решения, например, обслуживать этого клиента или нет, какие скидки ему предоставлять. Если у вас есть подчиненные, то периодически проводите совещания.

Таким образом, каждый из нас, независимо от сферы деятельности, осуществляет в течение дня раз за разом регулярные повседневные действия.

Давайте рассмотрим более подробно каждое из шести видов действий.

Телефонные звонки.

В категорию «телефонные звонки», помещают также все телефонные sms, mms и другие электронные сообщения.

В некоторых случаях удобнее отправить телефонное (или электронное) сообщение, что гораздо быстрее, нежели потратить время на звонок. Так, если нет необходимости получить немедленный ответ, а содержание передаваемой информации можно описать в нескольких предложениях, то используют систему телефонных сообщений – sms или любую другую, присутствующую в вашем телефоне.

Встречи и совещания.

Если у вас намечена встреча или совещание, то для их проведения необходима предварительная подготовка, которая сама по себе может включать звонки и электронные сообщения, а также работу с информацией (отчеты, анализы, коммерческие предложения, бизнес-планы и т. п.).

Совещания имеют различный формат – от ежедневной «пятиминутки» до многочасового обсуждения злободневной темы. Затраты времени зависят от вашей роли в подобном совещании. В одном случае вам может понадобиться много времени на подготовку, в другом – вы расходуете время только на участие, а иногда можете выполнять определенную работу и во время совещания.

Работа с информацией.

Традиционно персональная деятельность каждого человека в деловом мире связана со значительным объемом информации, множеством документов. Вы систематически тратите часть рабочего времени на создание, обработку и распространение информации, которая связана с процессом вашей персональной деятельности.

Перемещения.

Многие люди проводят час, два, а то и больше в поездках на связанные с работой встречи, еженедельно посещают головной офис, довольно часто ездят в командировки. В целом, на перемещения всегда уходит много времени. Ввиду этого, выбирается оптимальный маршрут и подходящее время для поездок. Особенностью перемещения является возможность использовать время в поездке для выполнения определенных заданий или отдыха.

Принятие решений.

Принятие решений – это наиболее сложная в описании задача, поскольку часто время на принятие решения тесно увязано с плановыми периодами, так называемыми крайними сроками - «dead line» – когда такие решения должны быть приняты (к такому-то часу, дню, месяцу).

Так как мы рассматриваем регулярные повседневные действия, то для нас периодом принятия решений будет реальное время дня.

Вы можете не принять никакого решения, но время на сбор информации, ее проверку, анализ и выработку альтернатив должно быть отражено в бюджете рабочего времени дня. Величина времени на принятие решений для каждого человека индивидуальна, и проще всего может быть определена, исходя из опыта.

Все, что нужно в таком случае, – это определить для себя величину времени, которое необходимо для принятия каких-либо решений, а затем сверить ее с мнением лиц из внешнего окружения.

Учет повседневных действий.

Если вы намерены улучшить организацию своего времени, вам не обойтись без систематического учета действий. Причем учет должен быть как можно более простым и занимать минимум времени.

Улучшать можно только то, что можно измерить. Собирая статистические данные о шести видах регулярных действий, мы значительно облегчаем учет, контроль и анализ работы.

Что же значит систематически вести учет работ? Ваше персональное планирования предусматривает определенное количество звонков, встреч, действий с информацией, перемещений, решений, которые вы выполняете в течение рабочего дня.

Фиксирование всех предпринимаемых действий – это и есть систематический учет работ.

Важность такого учета повседневных действий можно показать на примере работы риелтора.

Гари Келлер в книге «Как стать миллионером, продавая недвижимость», утверждает: для того, чтобы заработать за год миллион долларов, риелтору необходимо, наряду с другими требованиями, проводить 28 встреч с потенциальными продавцами и 26 встреч с потенциальными покупателями в течение каждого месяца. Чтобы эти встречи состоялись, риелтор обязан поддерживать в течение года не менее 33 контактов с каждым из 1920 знакомых людей путем звонков, писем, электронных сообщений. То есть, совершить для этого не менее 63360 повседневных действий в год.

Разумеется, такой объем работы требует достаточного количества времени и значительных усилий. Но, с другой стороны, если у вас нет такого учета, то у вас нет и проверенной стратегии развития бизнеса, убеждает автор.

В действительности мало кто из нас без предварительной подготовки может ответить на следующие вопросы о количестве и продолжительности повседневных действий:

Сколько деловых встреч вы в среднем проводите каждый день?

Сколько раз звоните по телефону и сколько раз отвечаете на входящие звонки?

Сколько электронных или бумажных писем получаете?

Сколько в среднем времени вы тратите на один звонок, электронное сообщение?

В скольких совещаниях вы участвуете в течение недели?

Сколько в среднем длится совещание?

Сколько и каких документов проходит через ваши руки ежедневно?

Как часто вам приходится перемещаться за пределы офиса, сколько времени уходит на перемещение?

Когда и сколько времени вы тратите на принятие оперативных решений?

Чем понедельники по интенсивности действий отличаются от пятниц?

Ответы на эти и другие подобные вопросы дают возможность разобраться с числом действий, выполняемых в течение дня, а также осуществить количественный анализ и анализ затрат времени в повседневной деятельности.

Планирование, основанное на реальных повседневных действиях.

Итак, мы установили, что все дела, выполняемые нами в течение рабочего дня, могут быть разделены на следующие виды:

телефонные звонки и сообщения

встречи

совещания

перемещения

работа с информацией

принятие решений.

Так же мы уяснили, что все, отмеченные нами действия, непременно произойдут в течение рабочего дня. И они происходят, но пока, признаемся, хаотично. Так почему же не планировать их?

Если рассматривать персональную деятельность через призму повседневных действий, то можно сделать очень важный вывод:

для того, чтобы организовывать рабочее время, планировать и учитывать следует только количество повседневных задач и время, затраченное на каждую из них.

Выберите любой день вашей рабочей недели.

В течение выбранного вами дня фиксируйте все происходящие события и все совершенные вами действия в удобной форме (список, таблица, текст и т.д.).

Не усложняйте! Называйте вещи своими именами и формулируйте как можно проще.

В конце рабочего дня вы получите ясную картину того, сколько и каких повседневных действий вы совершили.

Планирование.

Как осваивать планирование на основе повседневных действий?

Характерной особенностью на начальном этапе является отсутствие привязки повседневных действий к определенному времени.

На этом этапе нас не интересует и длительность действий. Ведь, как показывает практика, большинство людей планирует свой рабочий день, составляя список того, что нужно сделать. Своеобразную «памятку», лишь некоторые дела, из которой отмечены временными параметрами.

От такого списка до рационального планирования достаточно длинный путь.

Но «памятка» содержит определенный, достаточно полный набор действий, который нас интересует в первую очередь.

Ниже представлен один из вариантов «Планировщика повседневных действий» – « Планировщик качественный».

В таблице все запланированные действия внесены в специальную форму дневного плана, без привязки ко времени.

Это так называемый первый этап планирования, в рамках которого вы все звонки, встречи, совещания, документы, перемещения, решения фиксируете в планировщике без указания конкретного времени выполнения.

 

                                                                               Планировщик «качественный»

Дата________________

  Звонки Встречи Работа с информацией Перемещения Решения Хозяйственные дела
п/п п/п п/п п/п п/п п/п
ПРОЦЕС 1 1   1   1   1   1   1  
2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3
4   4   4   4   4   4  
5 5 5 5 5 5
6 6 6 6 6 6
7   7   7   7   7   7  
8 8 8 8 8 8
9 9 9 9 9 9
ПРОЦЕС 2 1   1   1   1   1   1  
2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3
4   4   4   4   4   4  
5 5 5 5 5 5
6 6 6 6 6 6

 

Поскольку мы чаще всего занимаемся не одним процессом, а несколькими, то набор повседневных действий составляется для каждого процесса отдельно.

Кроме этого, добавьте какое-то специфическое для вашей работы повседневное действие.

Например, если вы много работаете с финансовыми документами, то эта часть деятельности может быть выделена, и планировать ее следует отдельно. Тогда вы в своем планировщике добавляете колонку под названием «Финансовые операции».

Если же вам, приходится в течение дня решать много хозяйственных вопросов, то целесообразно составить для них специальный отдел в рабочем графике.

Поскольку каждый из нас работает в своей, особой ситуации, форма «Планировщика повседневных действий» составляется с учетом индивидуальных потребностей и может быть подвергнута дальнейшей детализации, когда вы приступите к следующему, более сложному этапу планирования.

В этом варианте «Планировщика», предусмотрено дальнейшее разделение повседневных дел на подвиды, что является частью следующего этапа планирования.

 

 

Планировщик «качественный»

Дата ______________

  Звонки Встречи Информация Перемещения Решения Хозяйственные дела
п/п входящие исходящие п/п п/п почта финансовые документы товарные документы п/п п/п п/п
П 1     1   1       1   1   1  
Р 2 2 2 2 2 2
О 3 3 3 3 3 3
Ц            
Е            
С            
С            
  4     4   4       4   4   4  
1 5 5 5 5 5 5
  6 6 6 6 6 6
  7     7   7       7   7   7  
  8 8 8 8 8 8
  9 9 9 9 9 9
  1     1   1       1   1   1  
П 2 2 2 2 2 2
Р 3 3 3 3 3 3
О            
Ц            
Е            
С            
С            
             
2 4     4   4       4   4   4  
  5 5 5 5 5 5
  6 6 6 6 6 6

 

Например, звонки разделяются на входящие и исходящие. В пределах исходящих звонков выделяют еще уточняющие звонки. Они менее затратные по времени, при этом имеют статус важных звонков, поскольку влияют на дальнейшие повседневные действия.

По аналогии со звонками, встречи также можно разделить на регулярные и по необходимости, срочные и текущие и т.д.

Среди документов можно выделить документы на бумажном, электронном носителях; входящую и исходящую корреспонденцию.

Совещания могут быть информационные и оперативные; у руководства, в подразделении, у партнера.

Перемещения мы можем осуществлять, как в офисе, так и вне его.

В течение дня мы можем принимать оперативные решения, которые, в свою очередь, могут быть стандартными или не стандартными.

Итак, мы получили вид дневного плана, отражающего только количество запланированных действий.

 

Поработайте вначале с таким планом без проведения учета времени, затрачиваемого на его выполнение.

То есть, планируйте звонки, встречи, работу с информацией, перемещения и решения, уделяя внимание не их продолжительности, а только их виду и количеству.

Известно, что планирование, построение последовательности событий и действий – это отражение нашего сегодняшнего представления о том, что произойдет в будущем.

Рекомендуем утром приступать к работе с уже готовым дневным планом.

Для уточнения плана применяйте пятнадцатиминутную утреннюю корректировку. Во время обновления своего рабочего графика вы знакомитесь с почтой, новыми электронными сообщениями, получаете или даете поручения и планируете соответствующие действия.

Нужно быть готовым к тому, что какую-нибудь встречу либо иное действие придется передвинуть или отложить. Под подготовкой обычно подразумевают, что у вас должно быть в запасе какое–то дело, которым можно заняться.

Но в действительности отклонения от намеченных действий происходят постоянно: больше времени, чем было предусмотрено, ушло на беседу по телефону, или был занят сотрудник, от которого должна поступить информация, обнаружены ошибки в расчетах, которые требуют немедленного исправления и так далее.

Это означает, что для поддержания гибкости дневного плана требуется более основательная подготовка, чем одно дело в запасе.

Как добиться гибкости?

Ниже предлагаем один из возможных вариантов формы планирования повседневных дел, обеспечивающий необходимую гибкость: 

                                                  «Гибкий трехступенчатый планировщик повседневных действий».

 

 

скачанные файлы

 

Три уровня действий.

Вначале планируем первый эшелон действий. Эти действия обязательны для выполнения.

К примеру, вы намерены, безусловно, сделать в течение дня три звонка, провести три встречи, подготовить три документа, осуществить два перемещения, сделать два специальных действия, принять два решения.

В ходе дневной работы выполняется первый эшелон действий, а остающееся время будет использовано для выполнения действий из второго эшелона.

Далее вы планируете второй эшелон действий. Это обширный объем действий, заполняющий все рабочее время, оставшиеся от первого эшелона.

Не все действия второго эшелона будут выполнены.

Если по каким-либо причинам действия второго эшелона не может быть выполнено, оно может быть заменено действием из третьего эшелона.

Добавляем в наш пример второй эшелон действий: шесть звонков, две встречи, два документа, два перемещения, два решения.

На третьем этапе планируем последний эшелон действий. Это действия, которые могут быть не выполнены в этот день. А могут быть, и выполнены, если вы по ходу дня найдут себе место во втором эшелоне.

Таким образом, полный набор выполненных действий за день будет состоять:

- из всех действий первого эшелона;

- из большей части действий второго эшелона;

- и из некоторых действий третьего эшелона, которыми были заменены действия второго эшелона.

При таком подходе соблюдается принцип гибкости: одно действие может быть заменено другим.

Обращаем ваше внимание на следующие рекомендации при составлении персонального плана:

распределите повседневные действия в соответствии с целями дня;

самой важной процедуре отведите наиболее удобное для вас время;

делегируйте дела, если это возможно;

обдумывайте предстоящие в течение дня встречи, совещания, поездки и подготовку к ним;

планируйте встречи с начальством и подчиненными;

рассматривайте все задачи дня в перспективе с тем, чтобы исключить ненужные или невозможные действия;

делайте «мобильными» те действия, которые можете сделать такими.

«Мобильность действия» означает, что вы можете выполнять его во время осуществления другого действия. Например, вы можете звонить, если находитесь за рулем, работать за ноутбуком или читать документы, если не вы ведете машину. Вы можете во время обеда обсуждать деловые вопросы, превращая обед во встречу. Также вы можете принимать решения во время переговоров.

Каждое дело, за которое вы беретесь, каждая проблема, которую вы решаете, каждая функция, которую вы выполняете, должна найти свое место в вашем плане на День.

И все они записываются в форме повседневных действий.

Очевидно, что сразу научиться планировать по-новому, на основе повседневных задач не получится. Этот процесс требует привыкания, тренировки и анализа.

Начните с малого. Возьмите одну процедуру, которую вы проводите часто, хорошо ее знаете, и, по вашему мнению, достаточно стабильно осуществляете, с точки зрения последовательности  и времени выполнения действиЙ.

Приступите к планированию и выполнениюпроцедуры на основе регулярных повседневных действий.

Когда вы почувствуете себя комфортно с осуществлением этой процедуры, переходите к следующей.

Анализ выполнения плана.

Чтобы научиться результативно планировать свое рабочее время, вы должны всего лишь делать то, что большинство людей делать не хотят или не успевают, а именно: критически оценивать день с позиции выполнения всего запланированного.

Для этого стоит потратить пятнадцать минут в конце дня для заключительного обзора. Вспомните, для людей многих профессий – врачей, учителей, военных, спортсменов, актеров разбор итогов и извлечение уроков из прошлого, является частью повседневной работы.

Анализируя, необходимо проявить мужество и честность, чтобы признать свои ошибки, недоработки и просчеты.

Затянувшиеся сверх намеченного срока переговоры, время на проезд через город, поиск нужной информации, безуспешные попытки дозвониться до нужного абонента – все это и многое другое должно быть принято во внимание при определении продолжительности событий.

Вернитесь к своему рабочему плану на день. Восстановите всю картину, стараясь не упустить ни одного события. К примеру, вы затратили час на общение с клиентом, сделали 10 и ответили на 15 звонков, ждали 15 минут и согласовывали 30 минут с руководителем порядок закупки товара, сделали два перемещения по 40 минут, из которых 30 минут стояли в «пробке». Крайне важно собрать всю информацию. Ведь, отмечая истинную продолжительность событий, допущенные потери времени, вы накапливаете ориентиры для дальнейшего совершенствования.

Задайте себе вопросы, связанные с дальнейшим улучшением деятельности и предельно честно ответьте на них:

Почему мне пришлось дозваниваться до клиента?

Почему сегодняшнее совещание длилось дольше обычного?

Есть ли способ сократить количество и время встреч?

Сколько времени я сегодня потратил на ожидания?

Мог ли я удачнее распланировать день?

Скорее всего, вас что-то не будет устраивать: длительность телефонных разговоров, слишком продолжительные встречи, сложные и затратные по времени перемещения, скоропалительные решения, беспорядочная работа с документами, постоянный поток электронных сообщений, требующий много времени на ответы и так далее.

Что делать дальше?

Переходить к формированию у себя навыков сокращения длительности повседневных действий.

Ограничивайте длительность действий: звонков, встреч, совещаний, работы с информацией, перемещений и принятия решений. После этого вы сможете пересматривать норматив выполнения той или иной процедуры.

Обращаю  также ваше внимание на то, что применять инструменты оптимизации повседневных действий целесообразно не «вообще», а в рамках выделенной процедуры персональной деятельности, там, где вы сталкиваетесь с потерями времени. Об этом в статье "Потери. Куда уходит время".

Вместо общих усилий по сокращению телефонных переговоров, встреч и всех других повседневных действий, вы концентрируетесь на выделенной процедуре.

Сокращение цикла процедуры даст положительный результат, который станет для вас мотивирующим фактором дальнейшего совершенствования.

 

Метки: Структуры в деятельности, Идеальный день

Новые статьи блога

Как «прилепить» к себе ритуал?

115815 639c525150e2a07ec35eea5e88bbЕсли вы ищите самый мощный прием для повышения вашей продуктивности изо дня в день, то он состоит в том, чтобы сгруппировать ваши действия в предсказуемый ритуал (шаблон, алгоритм) выполнения. 

Читать далее...

Как сделать наступающий год, лучшим годом вашей жизни

novyj 2017 god 300x200Я надеюсь что этот год был интересным и плодотворным годом вашей жизни. Я знаю, что он был также достаточно загруженным.

Читать далее...

Как создать систему самоорганизации, которая не предъявит к вам особых требований

Система самоорганизацииНа самом деле, у всех нас уже есть своя система деятельности. Она может быть в той или иной степени организована. Но она есть. Мы держимся за не «двумя руками» потому, что система выработана годами и нам в ней комфортно.

Читать далее...